Comment ça marche, de la création du dossier au rappel de la veille.

Vous donnez un nom au dossier, par exemple « Vente 12 rue des Lilas ». L'adresse du bien est facultative. Vous pouvez aussi noter la référence interne de votre agence ou de votre étude.

Ensuite, le rendez-vous à caler. Pour chacun, vous indiquez :

• son intitulé, par exemple « Signature du compromis » ;
• sa durée estimée ;
• la période où chercher, par exemple du 1er au 20 décembre ;
• la date limite pour répondre ;
• le lieu : chez le notaire du vendeur, chez celui de l'acheteur, ou une autre adresse.

Un dossier peut contenir plusieurs rendez-vous : le compromis, puis l'acte de vente quelques mois après. Chacun a ses propres réponses.

Enfin, les participants : un nom, un mail, un téléphone si vous voulez, et un rôle (vendeur, acheteur, notaire du vendeur, notaire de l'acheteur, agent immobilier, autre). Jusqu'à 15 personnes par dossier, vous compris. Pour un couple, vous mettez une ligne par personne, ou une seule ligne commune si une seule adresse suffit.

Vous recevez un mail avec votre lien d'organisateur. Tant que vous n'avez pas cliqué dessus, aucune invitation ne part.

Ça empêche qu'on se serve de votre adresse, ou de celle des autres, sans vous. Gardez ce mail : c'est lui qui vous ramène à votre dossier.

Le mail d'invitation dit qui a ajouté la personne, pour quel dossier, et ce qu'elle a à faire. Il contient un gros bouton vers sa page.

Le lien est personnel. Pas de compte, pas de mot de passe. Il peut être transféré : un notaire peut le passer à son clerc, qui répondra pour lui.

Si le dossier ne la concerne pas, la personne clique sur « Je ne suis pas concerné » en bas du mail. Elle ne reçoit plus rien pour ce dossier, et vous êtes prévenu.

La page s'ouvre sur le calendrier du mois. On touche un jour, il passe au vert, et on précise le moment :

• ✓Matin, de 8h à 12h
• ✓Après-midi, de 13h à 17h
• ✓Soir, de 17h à 20h
• ✓ou un horaire précis, par exemple de 10h à 11h30, plusieurs fois dans la journée si besoin

Ceux qui préfèrent une liste peuvent basculer sur la vue « Liste » : les jours défilent les uns sous les autres, avec trois gros boutons chacun. Le samedi est proposé, le dimanche jamais.

Un point jaune signale les jours où tous ceux qui ont déjà répondu sont libres. Ça aide à choisir, sans rien dévoiler des réponses des autres.

On peut laisser un commentaire, dire qu'aucune date ne convient, et revenir changer ses réponses tant que la date n'est pas fixée.

Sur votre écran, vous voyez qui a répondu et qui ne l'a pas encore fait, avec une barre d'avancement.

Le calendrier se colore : plus un jour est vert, plus il y a de monde disponible. Il passe au jaune quand tous ceux qui ont répondu sont libres. Touchez un jour pour voir qui peut et qui ne peut pas.

En dessous, les meilleurs créneaux sont classés : d'abord ceux qui arrangent le plus de monde, puis par date.

Pour ceux qui traînent :

• un bouton « Relancer » à côté de chaque personne, une fois par jour au plus ;
• une relance automatique à mi-chemin avant la date limite, puis une autre la veille de la date limite, seulement à ceux qui n'ont pas répondu ;
• un mail pour vous quand tout le monde a répondu.

Vous choisissez le créneau, puis l'heure exacte. Les heures proposées vont de demi-heure en demi-heure et tiennent compte de la durée du rendez-vous : si le notaire est libre de 10h à 11h30 et que la signature dure 1h30, seule 10h est proposée.

Vous pouvez aussi fixer une date où quelqu'un ne peut pas. L'écran vous dit clairement qui.

Un clic sur « Fixer et prévenir tout le monde », et chacun reçoit un mail avec la date, l'heure, le lieu et une invitation à ajouter à son agenda. Elle marche avec Outlook, Google Agenda et le calendrier Apple.

Chaque participant confirme sa présence en un clic, ou signale un empêchement. Vous voyez les confirmations arriver.

La veille du rendez-vous, un rappel part à tout le monde, vous compris, sauf aux personnes qui ont signalé un empêchement.

Si la date doit bouger, vous la déplacez : le choix se rouvre, tout le monde est prévenu, et l'invitation dans les agendas se met à jour. Si le rendez-vous est annulé, l'invitation est retirée.

Le dossier est supprimé automatiquement plus de 30 jours après son dernier rendez-vous, quand plus aucun rendez-vous n'attend de réponses et qu'il n'y a eu aucune activité depuis 30 jours. Il l'est aussi après six mois sans aucune activité, sauf si un rendez-vous fixé est à venir, si un rendez-vous attend encore des réponses pour une période qui n'est pas finie, ou si son dernier rendez-vous date de 30 jours ou moins. Un dossier jamais confirmé par son organisateur est supprimé après une semaine sans activité. Les règles exactes sont sur la page confidentialité.