Agents immobiliers : la date de signature, sans relancer cinq personnes par mail.
Le prix est accepté, tout le monde est d'accord. Reste à réunir le vendeur, l'acheteur et les deux notaires le même jour, à la même heure. Aujourd'hui, cette date se cherche par mail, d'une personne à l'autre.
Votre tableau, zone par zone.
L'écran de l'organisateur pendant que les réponses arrivent. Dans cet exemple, quatre personnes sur cinq ont répondu.
Qui a répondu. Le nombre de réponses, une barre d'avancement, et pour chaque personne « Répondu » ou « En attente ».
Relancer. Un bouton à côté de chaque personne qui n'a pas répondu : elle reçoit un mail de rappel. Une relance par personne toutes les 24 heures, au plus.
Les bons jours. Plus un jour est vert, plus il y a de monde disponible. En jaune, les jours où tous ceux qui ont répondu sont libres. Touchez un jour pour voir qui peut.
Fixer. Les meilleurs créneaux sont classés, d'abord ceux qui arrangent le plus de monde. Vous choisissez l'heure de début, puis vous fixez : chacun est prévenu par mail.
Un exemple
Imaginez : vous écrivez au notaire du vendeur pour avoir ses disponibilités. Vous les transférez à l'acheteur, qui répond que seul le jeudi l'arrange. Le notaire de l'acheteur n'est pas libre le jeudi. Le vendeur, lui, n'a pas encore répondu au premier mail.
Vous recoupez les réponses à la main, vous relancez, vous recommencez.
Avec un dossier partagé
- Un dossier par vente. Vous ajoutez le mail de chacun, une fois. Tout le monde reçoit son lien en même temps et répond de son côté.
- Vous voyez qui n'a pas répondu. Une barre d'avancement, et un bouton « Relancer » à côté de chaque nom.
- Les relances partent toutes seules. Une à mi-chemin avant la date limite, une la veille de la date limite, seulement pour ceux qui n'ont pas répondu.
- Les meilleurs créneaux sont déjà classés. Le calendrier passe au jaune les jours où tous ceux qui ont répondu sont libres. Plus besoin de recouper.
- Un clic pour fixer et prévenir tout le monde. Chacun reçoit la date, l'heure, le lieu et l'invitation pour son agenda. Vous voyez qui confirme sa présence.
- Le compromis et l'acte dans le même dossier. Deux rendez-vous, les mêmes participants, des réponses séparées.
- Votre référence interne peut être notée sur le dossier, pour vous y retrouver.
Ça se fait aussi bien sur une tablette que sur un ordinateur.
Vous gardez la main
Personne ne fixe la date à votre place. Vous pouvez choisir un jour où quelqu'un ne peut pas, si c'est le seul qui tient : l'écran vous dit qui sera absent.
Vous ajoutez ou retirez un participant en cours de route. Vous déplacez la date si besoin, et tout le monde est prévenu. Un journal garde la trace de ce qui s'est passé sur le dossier : envois, réponses, date fixée.
Ce que ça ne fait pas
Pas d'échange de documents, pas de messagerie, pas de signature électronique. Le site sert à une chose : trouver la date. Chaque participant peut laisser un commentaire, et c'est tout.
Ce qui est prévu, sans date
Un compte pour les professionnels, pour retrouver tous vos dossiers au même endroit. La liaison avec Google Agenda et Outlook. Un abonnement pro avec les SMS. Rien de tout ça n'est nécessaire aujourd'hui pour caler une signature.
Les autres participants
Le notaire du vendeur et celui de l'acheteur reçoivent aussi un lien : voici ce que reçoit un notaire ou un clerc. Le vendeur et l'acheteur répondent depuis leur téléphone : voici ce que reçoit un vendeur ou un acheteur. Pour le déroulé complet, lisez comment ça marche, étape par étape.
Essayez sur votre prochaine signature.
Créez le dossier, ajoutez les mails, et laissez les réponses arriver.